Guascone Óptica y Audífonos · Nexodia
Manual del DUEÑO · Aitor

Lo que te toca a ti

El equipo sigue llevando las citas, los clientes y los encargos en GIO, como siempre, y marca en Nexodia quién vino; tiene su propio manual. Nexodia lee GIO solo, cada minuto, y escribe a vuestros clientes. Tú das el visto bueno a las reseñas y vigilas que todo siga en marcha: unos 5 minutos al día y un repaso a la semana.

también lo ve el equipo Lo que lleva esta marca sale igual en el manual de ellos. Lo demás es tuyo y solo tuyo.

Cada día

Cinco minutos por la mañana y ya está.

1. Mirar el Estado del sistema
Al empezar el día · 1 minuto
Por la mañana
  1. Entra en Inicio y baja hasta Estado del sistema.
    Pantalla de Inicio con las cifras del día y las tarjetas del Estado del sistema
    Inicio. Esta de ejemplo tiene fallos a propósito para que se vea el color: cada tarjeta roja o naranja lleva debajo qué hacer.
  2. Si está todo en verde, ya está.
  3. Si una tarjeta dice falla u ojo, debajo pone Qué hacer. Síguelo.
  4. Si dice Avisa a Nexodia, escríbenos: eso lo arreglamos nosotros.
  5. Si sale un aviso de que una persona puede haber fallecido, ábrelo y confírmalo o descártalo.
Dos tarjetas son de GIO. Conector con tu programa dice si Nexodia está leyendo GIO: si se pone en rojo, las citas y los encargos nuevos no están llegando, y lo arreglamos nosotros. Citas sin cliente en tu programa dice si hay citas apuntadas en GIO sin vincular a su cliente: a esas personas no les llega nada. En naranja hay alguna; en rojo, alguna es para hoy o mañana. La lista está arriba, en Inicio, para que el equipo las vincule en GIO.
Las tarjetas del Estado del sistema, entre ellas Citas sin cliente en tu programa y Conector con tu programa
Las tarjetas de cerca. Las dos de GIO: Citas sin cliente en tu programa y Conector con tu programa.
2. Dar el visto bueno a las reseñas
2 minutos · solo si hay alguna
Por la mañana
Pantalla de Reseñas con las respuestas que esperan el visto bueno
Reseñas. Arriba las que esperan tu visto bueno, con la respuesta ya escrita.
  1. Entra en Reseñas. Las que esperan tu visto bueno salen arriba.
  2. Lee la respuesta que ha escrito la IA. Si te vale, Aprobar.
  3. Si no, la reescribes o la descartas.
Nada se publica sin que tú lo apruebes. Y las instrucciones con las que escribe son las que contestaste en Ajustes, así que si una respuesta suena rara, se arregla ahí y no reseña a reseña.
3. Un ojo a la Agenda y a las Recogidas
Lo lleva el equipo · tú solo miras
Cuando quieras
Lo llevan ellos cada día: las citas y los encargos en GIO, y la asistencia en Nexodia. En Nexodia lo ves todo igual, tal como está en GIO, por si quieres mirar cómo va el día.
Agenda de Nexodia con las citas del día que llegan de GIO
Agenda: las citas del día, tal como están en GIO.
Pantalla de Recogidas con lo que está esperando en la tienda y lo que falta por llegar
Recogidas: lo que espera en la tienda y lo que falta por llegar, tal como está en GIO.
Conviene vigilar de vez en cuando que la asistencia no se quede sin marcar: sin ella no sale ni la petición de reseña ni el aviso de revisión.
Pantalla de Asistencia con lo marcado y lo que queda sin marcar
Asistencia: abajo salen las citas antiguas que se quedaron sin marcar.
Y que no haya citas sin cliente en Inicio.
Aviso de Inicio con una cita de GIO sin cliente vinculado
Si hay citas sin cliente, sale este aviso en Inicio.

Cada semana

Un repaso de cinco minutos, el día que mejor te venga.

1. Cómo va la campaña de revisiones
2 minutos
Semanal
Pantalla de Revisiones con la lista por estado y sus filtros
Revisiones. Cada estado dice en qué punto está esa persona.
  1. Entra en Revisiones. Tienes la lista por estado, con filtros.
  2. Mira avisados y contestaron: ahí está la gente que va a volver.
Quien contesta cualquier cosa deja de salir como que no ha contestado, así que esa lista es de fiar para llamar.
Hoy el aviso de revisión solo sale a quien aceptó comunicaciones comerciales en la firma de protección de datos de GIO. Cuenta la última visita según GIO (una compra o un encargo también), y las audiometrías no cuentan para la revisión de la vista.
2. Lo que está en cola
1 minuto
Semanal
Pantalla de Mensajes con lo que está en cola y lo que ya salió
Mensajes. Lo de arriba es lo que está esperando a salir.
  1. Entra en Mensajes. Ahí ves lo que está esperando a salir y lo que ya salió.
El texto que ves es el que saldría hoy. Si cambias un mensaje en Ajustes, lo que está esperando sale ya con el nuevo.
3. Quién ha tocado qué
1 minuto · si te hace falta
Semanal
Pantalla del Registro de cambios con quién cambió qué y cuándo
Registro de cambios. Qué se tocó, quién y cuándo, con el antes y el después.
  1. Entra en Registro de cambios.
No se puede borrar ni editar. Si algo raro ha pasado, aquí se ve quién lo hizo.

Cada mes

A primeros de mes.

1. Leer el informe mensual
5 minutos
Día 1
Informe mensual con el titular del mes, lo que ha hecho el sistema y las cifras
Informe mensual. Arriba eliges el mes; lo puedes descargar en PDF.
  1. Entra en Informe mensual. El día 1 se redacta solo el del mes que acaba de terminar.
  2. Arriba eliges el mes.
  3. Si vas con prisa, lee el final, Lo que deja el mes.
Es un informe por centro. Cada tienda tiene el suyo: las cifras nunca se mezclan.
2. Ver cómo va en el Dashboard
2 minutos
Cada mes
Dashboard con las cifras del centro y sus gráficas
Dashboard, por arriba. Sigue hacia abajo con las reseñas y los mensajes.
  1. Entra en Dashboard: citas atendidas, reseñas, mensajes.
  2. Arriba a la derecha de cada gráfica eliges Diario, Semanal, Mensual o Anual.
  3. En las reseñas, mira la rejilla de mes a mes: un año por fila y doce columnas. El mes en que arrancó el sistema va marcado, así que se ve el antes y el después.

Cuando pase algo

Cosas que no pasan todos los días. Abre la que te haga falta.

Cómo se ven en Nexodia las citas de GIO
Agenda de Nexodia con una sola columna de citas, cada una con su tipo de visita y quién la atiende
La agenda de Nexodia: una columna, el tipo en cada cita y quién la atiende en la chapita.

Una agenda por centro, como en GIO. Todas las citas de una tienda van a la agenda Citas, y lo que distingue cada una es su tipo de visita (Optometría, Audiometría o Seguimiento de progresivos), que se ve en la propia cita.

A la misma hora caben las que haga falta, igual que en GIO: no hay que activar nada.
Las de Audiometría no cuentan como revisión de la vista: una persona que viene a hacerse una audiometría sigue recibiendo su aviso de revisión de la vista cuando le toque.
Las agendas que teníais antes en Nexodia, Óptica y Audio, quedan desactivadas, no borradas.
Quién atiende cada cita

Sale solo de GIO. Cada cita en GIO va a nombre de una persona (la de la agenda) o de nadie, y Nexodia lo pone en la cita, en una chapita. No hay que hacer nada en Nexodia.

  1. Si entra alguien nuevo que atiende citas, dale de alta en GIO, con su agenda.
    Agenda Antigua de GIO, con la tienda elegida arriba a la derecha y las personas con agenda a la izquierda
    En GIO, cada persona con agenda tiene su color, a la izquierda. (Aquí, con los nombres tapados.)
  2. En cuanto tenga una cita a su nombre, sale solo en la chapita de esa cita, en la agenda de Nexodia.
    Agenda de Nexodia: cada cita con la chapita de quien la atiende
    La chapita de cada cita dice quién la atiende. Sin chapita, va a nombre de nadie en GIO.
Si en GIO cambiáis la persona de una cita, en Nexodia cambia también. Si le cambiáis el nombre a alguien en GIO, aquí también.
Te llega un correo de que WhatsApp se ha desconectado
Ajustes, Conexiones: la ficha de Google y el teléfono de WhatsApp con el botón Mostrar el código
Ajustes › Conexiones. El botón está en "El teléfono de WhatsApp".
  1. Mira de qué centro es: cada tienda tiene su número.
  2. Entra en ese centro, Ajustes › Conexiones.
  3. En el teléfono de WhatsApp, pulsa Mostrar el código.
  4. Con el móvil de esa tienda: WhatsApp › Dispositivos vinculados › Vincular, y escanea.
Cuanto antes, mejor. Mientras está desconectado no sale ningún mensaje de ese centro: se quedan en la cola y salen solos cuando vuelve. El código caduca en menos de un minuto: si se pasa, pide otro.
Quieres cambiar el texto de un mensaje
Ajustes, Mensajes: el horario de envío y los textos de cada mensaje
Ajustes › Mensajes. Arriba, cuándo se envía; debajo, los textos uno por uno.
  1. Ajustes › Mensajes, baja hasta los textos.
  2. Cambia lo que quieras. Lo que va entre llaves, como {nombre}, se rellena solo.
  3. Ver cómo queda y, si está bien, Guardar mensaje.
El cambio vale también para lo que ya está esperando en la cola: cada mensaje se escribe en el momento de salir. Lo que ya se envió no se toca.
Ocho mensajes tienen dos versiones. La segunda lleva una barra dorada y la etiqueta "para el acompañante": es la que sale cuando el número que tenéis es el de un hijo o de quien le acompaña. Si cambias uno, acuérdate de mirar el otro.
Quieres cambiar los datos del negocio o un enlace
Ajustes, El negocio: nombre, dirección, teléfono y enlaces
Ajustes › El negocio, el primer apartado de Ajustes.
  1. Ajustes › El negocio: nombre, dirección, teléfono, enlace del mapa y de reseñas.
  2. Cambia y Guardar. Te dice la hora a la que se ha guardado.
Al guardarlo, el sistema abre el enlace para ver dónde acaba. El de reseña tiene que llevar a escribir la reseña, no a vuestra ficha de Google: se parecen mucho y los dos abren. Si algo no cuadra, queda un aviso en Inicio.
Hay que cerrar la ficha de alguien, o reabrirla
Ventana para cerrar la ficha: lo ha pedido el cliente o ha fallecido, y lo que pasa al cerrarla
Cerrar la ficha: eliges el motivo y te dice lo que pasa al cerrarla.
  1. Fichas, busca a la persona y baja hasta el final.
  2. Cerrar la ficha y elige por qué: lo ha pedido el cliente o ha fallecido.
  3. Para deshacerlo, Reabrir la ficha. Esto solo lo puedes hacer tú.
Al cerrarla no se le escribe nada más, se anulan sus citas futuras liberando el hueco y sin avisar a nadie, y la ficha queda en solo lectura. El equipo también puede cerrarla; reabrirla, no.
Sus números de antes no se mueven: sus visitas siguen contando en el Dashboard y en los informes. Al reabrirla, las citas anuladas no vuelven.
Vais a cerrar un día, o una tarde
Ajustes, Días cerrados: el formulario para cerrar un día o un rato y la lista de los próximos cierres
Ajustes › Días cerrados: un festivo entero y una tarde de formación, de ejemplo.
  1. Ajustes › Días cerrados, en el centro que toque.
  2. Pon el día, o un rango, o solo unas horas.
Márcalo aquí antes de que el equipo borre en GIO las citas de ese día. GIO no dice quién anula una cita: si el día está marcado como cerrado, Nexodia entiende que las anuláis vosotros y a nadie le llega "ha tenido que anular su cita". A esas personas avisadlas vosotros.
Si ese día ya hay citas, te lo dice al guardarlo: es el momento de que el equipo las borre en GIO.
No trae ningún festivo puesto, porque cada ciudad tiene los suyos: El Puerto y Sanlúcar no tienen las mismas fiestas locales. Y el cierre de Nexodia no bloquea la agenda de GIO: ahí, que no se den citas esos días.
Entra o se va alguien del equipo
Ajustes, Quién entra: tu contraseña y las cuentas de tu equipo
Ajustes › Quién entra: las cuentas de tu equipo y qué centros ve cada una.
  1. Ajustes › Quién entra.
  2. Creas su acceso, le pones contraseña y eliges qué centros ve.
Nadie puede leer una contraseña, solo sustituirla. El equipo no puede cambiar la suya: se la pones tú. Cuando alguien se va, quítale el acceso el mismo día.
Si atiende citas, dale de alta también en GIO con su agenda: así sale solo en la chapita de sus citas.
El sistema avisa de que alguien puede haber fallecido
  1. El aviso sale en Inicio y dentro de la ficha de esa persona.
    Aviso de Inicio de que alguien ha dicho por WhatsApp que una persona ha fallecido
    El aviso de Inicio.
  2. Ahí se lee lo que escribió la familia, tal cual.
    El aviso dentro de la ficha, con lo que escribió la familia y los botones Cerrar su ficha y No es eso
    Y dentro de su ficha, con lo que escribió la familia tal cual.
  3. Si es eso, Cerrar su ficha. Si no, No es eso.
Sus avisos ya están parados desde que el sistema lo leyó, así que no corre prisa. Lo que no hace nunca es cerrar la ficha solo.
Ver qué compró cada cliente en su visita
Ficha de una persona, pestaña Notas y visitas: lo que se llevó en su visita y el total
En la ficha, Notas y visitas: lo que se llevó, el talón y el total. Arriba, cuánto lleva gastado.

Nexodia puede poner en cada visita lo que compró esa persona en GIO ese día: los productos, las unidades, el importe de cada uno y el total, con el talón. Se ve en su ficha, en cada visita.

Se activa cuando firmes el anexo de protección de datos actualizado: los productos de la vista y del oído son datos de salud y tienen que estar cubiertos por el contrato. Al activarlo, se traen también las ventas de los últimos 30 días.
Si una venta no tiene cita ese día, no va a ninguna visita. Las anuladas o devueltas no cuentan. Y lo que el equipo escriba a mano en una visita no se pisa.

GIO y Nexodia

Qué se hace en cada sitio, y lo que conviene saber de la conexión.

  • En GIO, como siempre: las citas (apuntar, mover, borrar), los clientes, sus teléfonos, la firma de protección de datos y los encargos (LISTO cuando llega, RETIRADO cuando se lo llevan).
    Agenda Antigua de GIO
    En GIO, como siempre: Agenda › Antigua. Nexodia la lee cada minuto. (Los nombres del equipo están tapados.)
  • En Nexodia: la asistencia (sobre todo el "no vino", que GIO no tiene), los mensajes que puede recibir cada persona, cerrar fichas, los días cerrados, las reseñas y lo tuyo de cada semana y cada mes.
  • Nexodia lee GIO cada minuto de 7:30 a 22:00, y cada media hora el resto. Lo que se apunta en GIO está en Nexodia al minuto.
  • Entra con el usuario VICTOR NEXODIA de GIO. No lo borres ni le cambies la clave: si lo haces, deja de llegar todo. Si GIO tiene todas las sesiones ocupadas, Nexodia no entra, para no echar a nadie, y lo avisa.
  • Cada cita tiene que ir vinculada a su cliente en GIO. Las que no, salen en Inicio para que las vinculéis: sin cliente no le llega ningún mensaje.
  • Los avisos comerciales (revisión, ofrecer otra cita a quien no vino o anuló) solo le llegan a quien lo aceptó en la firma de protección de datos de GIO.
  • La agenda de GIO no tiene conexión oficial: Nexodia la lee desde la propia web de GIO. Si Deipe la cambia, las citas pueden dejar de llegar un tiempo hasta que lo adaptemos; la tarjeta "Conector con tu programa" se pondría en rojo y lo veríamos enseguida.
    Tarjeta del Estado del sistema: Conector con tu programa, en verde
    La tarjeta que dice si Nexodia está leyendo GIO. En verde, todo llega.
  • Cinco minutos para corregir. La confirmación de una cita sale a los siete u ocho minutos de apuntarla en GIO: si en ese rato la borran o la cambian, a esa persona no le llega nada de la equivocada. A quien entra sin cita no le llega confirmación.

Tus tres centros

  • Arriba del todo cambias de centro. Cada tienda tiene su agenda, sus fichas, su WhatsApp, su ficha de Google y sus cifras. Nunca se mezclan.
  • Los textos de los mensajes son los mismos en los tres, porque el nombre, la dirección y los enlaces se rellenan solos con los datos de cada tienda. Si quieres cambiar uno, se cambia en un centro y nos dices: lo copiamos a los otros dos.
  • Cada centro lee su tienda de GIO. Una cita apuntada en GIO en otra tienda le llega a esa persona con la dirección de esa otra tienda.
  • Un aviso de WhatsApp caído es de un centro concreto. Mira cuál dice el correo.
Menú de la izquierda con el selector de centro arriba y las pantallas debajo
El menú de la izquierda. Arriba del todo, el centro en el que estás.

Su día a día

Esto lo lleva el equipo y lo tienen en su propio manual. Va aquí para que sepas qué les toca y qué pasa si se queda sin hacer.

1. Dar de alta a un cliente nuevo en GIO
Antes de darle cita o de venderle algo
Siempre
  1. En GIO, el icono de la persona con el +, arriba a la derecha, al lado del buscador. Se abre Nuevo Cliente.
    Nuevo Cliente en GIO: Datos Básicos con nombre, apellidos, email, móvil, NIF, fecha de nacimiento y edad
    Nuevo Cliente, Datos Básicos: nombre, apellidos, email y móvil. Abajo, NIF, fecha de nacimiento o edad. (El correo y el móvil son de ejemplo.)
  2. Nombre y primer apellido. El segundo, si lo tiene.
  3. Móvil: el suyo, con sus nueve cifras. Es por donde le llegan todos los WhatsApp.
  4. Email: pídeselo siempre y apúntalo, aunque diga que casi no lo mira.
  5. Fecha de nacimiento, NIF o edad: GIO no deja guardar sin uno de los tres. Si no lo sabe o no lo quiere dar, pon su edad aproximada.
    Aviso de GIO: es obligatorio insertar el campo Fecha de Nacimiento, el NIF o edad estimada
    Si falta la fecha de nacimiento, el NIF y la edad, GIO no deja guardar y sale este aviso.
  6. Abajo, en Consentimiento RGPD, el tipo de firma. La firma de protección de datos es obligatoria: la tiene que firmar todo el mundo.
    Parte de abajo de Nuevo Cliente en GIO: Datos Marketing, Información adicional, Visita y Consentimiento RGPD con el Tipo de Firma
    Más abajo: Datos Marketing, la fecha de la primera visita y el Consentimiento RGPD con el tipo de firma.
  7. Pulsa Guardar. GIO pregunta si ha firmado el RGPD y por las Comunicaciones comerciales: es obligatorio preguntárselas a todos los clientes. Márcala si dice que sí y pulsa SI.
    Ventana de GIO al guardar: ¿El cliente ha firmado el documento del RGPD?, con la casilla Comunicaciones comerciales y los botones SI y NO
    Al guardar: marca Comunicaciones comerciales solo si acepta recibir avisos, y pulsa SI.
    Ficha del cliente recién creado en GIO, con su código, el móvil y el correo en Contacto y el RGPD firmado con comunicaciones comerciales
    La ficha ya creada: a la izquierda, el móvil y el correo; a la derecha, el RGPD firmado y las comunicaciones comerciales.
Sin móvil no le llega nada: ni la confirmación, ni el recordatorio, ni el aviso de que su encargo ya está aquí. Si solo da un fijo, sale en Llamadas cuando haya que avisarle.
Pedid siempre el correo electrónico y apuntadlo en su ficha de GIO. Ahora no se usa, pero más adelante lo usaremos, y a quien no lo tenga apuntado no se le podrá escribir.
Comunicaciones comerciales no es lo mismo que la firma. La firma de protección de datos la hace todo el mundo; las comunicaciones comerciales, quien las acepte. Es lo que decide si le llegan los avisos de su revisión y los mensajes que le ofrecen otra cita. Pregúntaselas siempre, por ejemplo así: "¿Le parece bien que le avisemos por WhatsApp cuando le toque su revisión y de cosas de la óptica que le puedan interesar? Nada de spam, y se da de baja cuando quiera contestando al mensaje." Si dice que no, déjala sin marcar: los recordatorios de su cita y el aviso de su encargo le llegan igual.
Al minuto la ficha ya está en Nexodia. No hay que darle de alta dos veces.
2. Apuntar las citas en GIO
Según entran · por teléfono o en el mostrador
Siempre
  1. En GIO, Agenda › Antigua, como hasta ahora. Mira que arriba esté vuestra tienda.
    Agenda Antigua de GIO, con la tienda elegida arriba a la derecha y las personas con agenda a la izquierda
    En GIO, Agenda › Antigua. Arriba a la derecha, la tienda elegida. (Los nombres del equipo están tapados.)
  2. Elige al cliente de su ficha de GIO. Si es nuevo, créale antes la ficha (punto 1).
    Ventana Añadir Cita de GIO: cliente, asignado, tipo, fecha, estado y notas
    Añadir cita en GIO: el Cliente se elige de su ficha con los tres puntos; Asignado es quién la atiende.
  3. Pon el tipo de visita: Optometría, Audiometría o Seguimiento de progresivos.
    El desplegable Tipo de la cita en GIO: Seguimiento Progresivos, Audiometría y Optometría
    El tipo de visita, en el desplegable Tipo.
  4. Si la cita es para alguien en concreto, ponla a su nombre. Si da igual quién la coja, puede ir sin nadie.
Una cita sin cliente vinculado no recibe ningún mensaje: ni la confirmación ni el recordatorio. GIO deja apuntarla solo con un nombre, pero el sistema no tiene a quién escribir. Si se os escapa alguna, sale en Inicio con el día, la hora y el nombre para que la vinculéis.
Al minuto la cita ya está en Nexodia. La confirmación por WhatsApp, con el día, la hora y la dirección de vuestro centro, le sale a los siete u ocho minutos de apuntarla: es el margen para corregir un error. No hay que tocar nada en Nexodia.
Agenda de Nexodia con una sola columna de citas, cada una con su tipo de visita y quién la atiende
Así se ve en Nexodia: una sola agenda, como en GIO, con el tipo de cada cita y, en la chapita, quién la atiende. Aquí solo se mira: las citas se apuntan, se mueven y se borran en GIO.
El tipo de visita importa. Con él sabe el sistema de qué es cada cita, y una Audiometría no cuenta como revisión de la vista: a esa persona le seguirá llegando su aviso de revisión de la vista cuando le toque.
A la misma hora caben las citas que haga falta, como en GIO.
Si te has equivocado, tienes cinco minutos. Bórrala o cámbiala en GIO y a esa persona no le llega nada de la equivocada: ni la confirmación ni el aviso de anulada. Si en ese rato le cambias la hora, le llega una sola confirmación, ya con la hora buena.
3. Marcar en Nexodia quién vino y quién no
Al final del día · 1 minuto
Cada día
  1. En Nexodia, entra en Asistencia. Salen las citas de hoy y las de atrás sin marcar.
  2. Marca Vino o No vino y pulsa Guardar.
    Pantalla de Asistencia con los botones Vino y No vino en cada cita
    Asistencia. No se guarda nada hasta que pulsas el botón de abajo.
Esto es lo más importante del día. De aquí salen la petición de reseña, el mensaje a quien no se presentó y el aviso de revisión del año que viene. Si no se marca, no sale ninguno de los tres.
"No vino" solo se puede marcar en Nexodia: GIO no tiene esa opción. Si en GIO la ponéis ACTIVADA o REALIZADA, en Nexodia ya sale como que vino; y si esa persona compra o encarga algo ese día, también. Lo que quede sin marcar, aquí.
El desplegable Estado de la cita en GIO: Programada, Activada y Realizada
En GIO la cita solo puede estar Programada, Activada o Realizada: el "No vino" se marca en Nexodia.
Se puede marcar hasta tres días después y los mensajes salen igual. Y una marca se puede deshacer si te has equivocado.
4. Los encargos, en GIO
Cuando se encarga, cuando llega y cuando se lo llevan
Cada día
  1. Al encargar algo: el encargo en GIO, como siempre.
  2. Cuando llega a la tienda: ponlo LISTO en GIO. Al minuto le sale el WhatsApp de que ya lo tiene aquí.
    Tienda, Gestión de encargos en GIO: buscar el encargo por su número y cambiarle el estado
    Una forma de hacerlo en GIO: Tienda › Gestión de encargos, buscando el encargo por su número.
  3. Cuando viene a por ello: ponlo RETIRADO en GIO.
Al ponerlo RETIRADO queda apuntada la visita, así que al día siguiente le sale la petición de reseña por el camino de siempre. Es de las cosas que más reseñas traen.
No dejéis en LISTO lo que ya se han llevado. Para el sistema sigue esperando en la tienda, y sale en Nexodia como pendiente de recoger.
En Nexodia, Recogidas solo se mira: lo que está esperando y lo que falta por llegar, tal como está en GIO. Desde ahí sí se le puede volver a avisar si tarda en venir.
Pantalla de Recogidas con lo que está esperando en la tienda y lo que falta por llegar, tal como está en GIO
Recogidas. Llega sola de GIO: lo que está aquí esperando y lo que falta por llegar.
5. Las llamadas pendientes
Si las hay · salen en Inicio
Cada día
  1. Si en Inicio sale el aviso, entra en Llamadas.
    Aviso de Inicio que dice cuántas personas hay que llamar por teléfono
    El aviso de Inicio. Su enlace lleva directo a Llamadas.
  2. Ahí está quién es, a qué número llamar y qué había que decirle.
    Pantalla de Llamadas con quién es, a qué número y por qué hay que llamar
    Llamadas. Cada línea dice el motivo y hasta cuándo urge.
  3. Llama y márcala como hecha, o descártala si no hace falta.
Ahí entra quien no se le puede escribir: no tiene móvil, el número está mal escrito o no tiene WhatsApp. Si el teléfono estaba mal, corrígelo en su ficha de GIO: Nexodia lo coge solo y la próxima vez le llega el mensaje.
Ficha de cliente nueva en GIO: nombre, apellidos, correo, móvil y teléfonos
La ficha de cliente en GIO. Se abre con el icono de la persona con el +, arriba a la derecha. El móvil y los teléfonos, aquí.

Lo que resuelven ellos

Esto lo lleva el equipo y lo tienen en su propio manual. Va aquí para que sepas qué les toca y qué pasa si se queda sin hacer.

En Inicio sale una cita "sin cliente vinculado"
  1. Mira el día, la hora y el nombre que dice el aviso.
    Aviso de Inicio con una cita de GIO sin cliente vinculado: día, hora y nombre
    El aviso de Inicio, con el día, la hora y el nombre de cada cita sin cliente.
  2. Abre esa cita en GIO y vincúlala a la ficha de su cliente. Si no tiene ficha, créasela.
    Ventana Añadir Cita de GIO: cliente, asignado, tipo, fecha, estado y notas
    Añadir cita en GIO: el Cliente se elige de su ficha con los tres puntos; Asignado es quién la atiende.
En cuanto la vinculáis, el aviso se quita solo y esa persona entra en Nexodia con su confirmación y sus recordatorios. Si la cita es para hoy o mañana sale en rojo: sin vincular se queda sin recordatorio.
Hay que cambiar una cita de día o de hora
  1. En GIO, mueve la cita al día o a la hora nuevos.
    Ventana Añadir Cita de GIO: cliente, asignado, tipo, fecha, estado y notas
    En la cita de GIO se cambian la fecha y la hora.
Le sale un WhatsApp con la fecha nueva. El recordatorio de la víspera se recalcula solo: no hay que tocar nada en Nexodia.
Agenda de Nexodia con las citas que llegan de GIO
Al minuto se ve en la agenda de Nexodia con la hora nueva.
Si la cambias en los cinco minutos siguientes a apuntarla, no le llega "su cita ha cambiado": le llega su confirmación, ya con la hora buena.
Hay que anular una cita
Ajustes, Días cerrados: el formulario para cerrar un día o un rato y la lista de los próximos cierres
Lo que marca Aitor antes de borrar: Ajustes › Días cerrados. Se puede cerrar el día entero o solo unas horas.
  1. En GIO, bórrala. En GIO anular es borrar.
A los dos minutos Nexodia la da por anulada. GIO no dice quién la anula, así que se trata como que la ha anulado la persona: al día siguiente le llega un mensaje ofreciéndole otra fecha, si aceptó recibir comunicaciones.
Si la borras en los cinco minutos siguientes a apuntarla, era un error: no le llega nada.
Si la anuláis vosotros porque cerráis ese día o esa tarde: que Aitor marque antes el cierre en Nexodia (Ajustes › Días cerrados) y después borrad las citas en GIO. Así se tratan como anuladas por vosotros y a nadie le llega "ha tenido que anular su cita". A esas personas avisadlas vosotros.
Alguien dice que no quiere recibir más mensajes
  1. En Nexodia, Fichas, busca a la persona.
    Ficha de una persona con el teléfono de acompañante, las casillas de mensajes y el aviso de revisión
    La ficha entera. Aquí está casi todo lo de esta sección: de quién es el teléfono, qué mensajes puede recibir, su aviso de revisión y, abajo del todo, Cerrar la ficha.
  2. Busca Mensajes que puede recibir.
    Las dos casillas de Mensajes que puede recibir, en la ficha
    Mensajes que puede recibir, a la derecha de la ficha.
  3. Marca No quiere avisos de revisión si solo quiere dejar de recibir esos.
  4. Marca No escribirle nunca si no quiere ninguno, ni el recordatorio de su cita.
Se guarda solo y cancela lo que tuviera esperando. Si lo pide por WhatsApp no hace falta que hagáis nada: el sistema lo lee y lo marca.
Los avisos de revisión y los que le ofrecen otra cita solo le llegan a quien lo aceptó en la firma de protección de datos de GIO. Si alguien lo acepta o lo retira, se cambia en GIO.
Final de la ficha de cliente en GIO, con el apartado Consentimiento RGPD
Al final de la ficha de GIO, el Consentimiento RGPD: lo que firma ahí es lo que vale para los avisos comerciales.
El teléfono es de un hijo o de quien le acompaña
Contacto de la ficha con la casilla de que el teléfono es de un acompañante y de quién es
En Contacto: marca la casilla y escribe de quién es el teléfono.
  1. En Nexodia, Fichas, busca a la persona y márcalo en de quién es el teléfono.
A partir de ahí sus mensajes van escritos en tercera persona: "la cita de Manuel" en vez de "su cita".
Os dicen que una persona ha fallecido
  1. En Nexodia, Fichas, busca a la persona y baja hasta el final.
  2. Pulsa Cerrar la ficha y marca Ha fallecido.
    Ventana para cerrar la ficha, con la opción Ha fallecido y quién lo ha dicho
    Cerrar la ficha: elige Ha fallecido y, si quieres, apunta quién lo ha dicho.
  3. Si quieres, apunta quién os lo ha dicho. Confirma.
Desde ese momento no se le escribe nada, aunque tenga citas en GIO. Borra en GIO las que tuviera por delante. Lo que ya vino y compró sigue contando en vuestros números.
Si lo han dicho por WhatsApp, el sistema ya ha parado sus avisos y te lo deja puesto en Inicio con un botón para cerrarla de un toque. Nunca la cierra solo: lo confirmáis vosotros. Si te equivocas de ficha, avisa a Aitor, que es quien puede reabrirla.
Aviso de Inicio de que alguien ha dicho por WhatsApp que una persona ha fallecido
Si lo dicen por WhatsApp, sale este aviso en Inicio.
El aviso dentro de la ficha, con lo que escribió la familia y los botones Cerrar su ficha y No es eso
Y en su ficha, lo que escribió la familia, con Cerrar su ficha o No es eso.
Viene alguien sin cita
  1. Ábrele ficha en GIO siempre que se pueda. Si compra o encarga algo, siempre. Si no compra nada, ofréceselo por si quiere que le tengáis localizado; si no quiere, no pasa nada.
    Ficha de cliente nueva en GIO: nombre, apellidos, correo, móvil y teléfonos
    La ficha de cliente en GIO. Se abre con el icono de la persona con el +, arriba a la derecha. El móvil y los teléfonos, aquí.
  2. Con su ficha, apúntale en GIO una cita a la hora a la que ha venido, vinculada a ella. También si compra o encarga algo.
    Ventana Añadir Cita de GIO: cliente, asignado, tipo, fecha, estado y notas
    Añadir cita en GIO: el Cliente se elige de su ficha con los tres puntos; Asignado es quién la atiende.
  3. En Nexodia, en Asistencia, márcala como que vino. Si ha comprado algo, casi siempre sale ya marcada.
    Pantalla de Asistencia con los botones Vino y No vino en cada cita
    La cita apuntada en GIO sale en Asistencia como cualquier otra: márcala Vino.
No le llega ninguna confirmación: el sistema ve que la cita es para ahora mismo y que esa persona ya está en la tienda.
Con la cita, al día siguiente le llega la petición de reseña y su aviso de revisión se aplaza un año. Una compra sin cita cuenta para su revisión, pero sin cita no le llega la petición de reseña. Y sin ficha no hay a quién escribir: no le llega nada.
Alguien pregunta por un mensaje que le ha llegado
  1. En Nexodia, Fichas, busca a la persona.
  2. En su ficha están sus citas, los mensajes que se le mandaron y su conversación de WhatsApp.
    Pestaña Actividad de la ficha, con lo que viene y lo que ya ha pasado
    Actividad: sus citas y los mensajes que salieron o están esperando.
    Pestaña WhatsApp de la ficha, con el recordatorio y la respuesta de la persona
    WhatsApp: la conversación, con lo que se le mandó y lo que contestó.
Ahí ves qué se le dijo, cuándo y si contestó.
Un teléfono está mal o falta
  1. Corrígelo en su ficha de GIO. Nexodia lo coge solo en unos minutos.
    Ficha de cliente nueva en GIO: nombre, apellidos, correo, móvil y teléfonos
    La ficha de cliente en GIO. Se abre con el icono de la persona con el +, arriba a la derecha. El móvil y los teléfonos, aquí.
    Contacto de la ficha: móvil, fijo y correo, que vienen de GIO
    En la ficha de Nexodia los teléfonos solo se miran: vienen de GIO y se corrigen allí.
Un teléfono vale si tiene nueve cifras. Si no las tiene, el sistema no se lo inventa ni lo recorta: lo deja apartado y manda a esa persona a Llamadas.
La agenda de Nexodia se te queda pequeña o no ves el día entero
La barra de arriba de la agenda, con Día, Semana, menos, Ajustar y más
Arriba de la agenda: −, Ajustar y +, a la derecha de Día y Semana.
  1. Arriba, al lado de Día y Semana, tienes −, Ajustar y +.
  2. + acerca: las citas se ven más altas y caben más nombres.
  3. − aleja: se ve más rato de golpe.
  4. Ajustar encaja el día entero en la pantalla.
El tamaño que elijas se queda puesto para la próxima vez que abras la agenda en ese ordenador.
Estás en la tienda que no es
En GIO, la tienda elegida, arriba de la agenda: una cita apuntada en otra tienda le llega a esa persona con la dirección de esa otra tienda.
Selector Tienda elegida de la agenda de GIO, con Almacén, Ejército, Libertad y Sanlúcar
En GIO, la tienda elegida, arriba a la derecha de la agenda.
En Nexodia, el selector de centro, arriba del todo: cada tienda tiene sus citas, sus fichas y su WhatsApp. Mira siempre arriba.
El selector de centro de Nexodia abierto, con las tres tiendas
El selector de centro de Nexodia, arriba a la izquierda: tócalo y elige la tienda.

Lo que hace el sistema solo

Pantalla de Mensajes con lo que espera su turno y lo que ya salió
Todo lo que sale pasa por aquí: Mensajes, con lo que espera su turno y lo que ya salió.
  • Lee GIO cada minuto: citas, clientes y encargos, sin apuntar nada dos veces.
  • Confirmación al apuntar la cita en GIO (a los siete u ocho minutos, para dejar corregir un error), y aviso si se mueve. A quien entra sin cita no le llega.
  • Recordatorio el día antes y otro el mismo día.
  • Su encargo ya está aquí, al ponerlo LISTO en GIO.
  • Petición de reseña al día siguiente, a quien vino o retiró su encargo, si no la ha dejado ya.
  • Mensaje a quien no vino y, aparte, a quien anuló, si aceptó comunicaciones.
  • Aviso de revisión al año de la última visita según GIO, a quien lo aceptó, y una repesca si no contesta.
  • Te avisa de las citas de GIO sin cliente y de si deja de poder leer GIO.
  • Contesta a vuestras reseñas de Google, con vuestra voz, y espera tu visto bueno.
  • Lee lo que contesta la gente y apunta quién no quiere más avisos, quién ya dejó la reseña y quién ha contestado. Nunca contesta por su cuenta.
  • Si la familia dice que alguien ha fallecido, para sus avisos en el momento y te lo deja en Inicio para que lo confirmes.
  • Te avisa por correo si el WhatsApp de un centro se desconecta.
  • Si Nexodia se cae, la agenda sigue en GIO, como siempre: no hace falta ninguna copia en papel.
  • Todo con calma: en horario, con minutos entre mensaje y mensaje y un tope al día, para que WhatsApp no bloquee vuestros números.
Si la cita se apunta para el día siguiente, no sale el recordatorio de la víspera: ese mismo día ya le llegó la confirmación, y dos mensajes el mismo día sobran. Con dos días o más de antelación salen todos.

Guascone · Nexodia. Lo que no esté aquí, nos lo preguntas y lo resolvemos.